Conserver les factures numérisées, oui ! Mais comment ?

L’administration fiscale se modernise et clarifie sa position vis-à-vis de la conservation des factures dématérialisées.

Dans une mise à jours de sa doctrine début février, l’administration précise les obligations que l’assujetti doit satisfaire lors de la numérisation des factures papiers. La numérisation de ces factures doit être faite de manière à « garantir une reproduction à l’identique », soit une copie conforme à l’original papier tant en image qu’en couleurs.

L’administration prévoit une mesure de tolérance si les couleurs ne sont pas porteuses de sens.

L’administration fixe également le délai pendant lequel doivent être conservés les documents servant de preuve à celle-ci en cas de contrôle. Ainsi, le délai de 6 ans, applicable aux factures papiers, s’applique également aux factures numérisées.

Le format du document numérique est également important, chaque document doit ainsi être numérisé soit:

• Sous format PDF (Portable Document Format);

• Sous format PDF A/3 (ISO 19005-3).

Et celui-ci doit être assorti : 

• Soit d’un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;

• D’une empreinte numérique ;

• D’une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;

• De tout autre dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List-TSL).

De plus, chaque ficher doit être horodaté, au moins au moyen d’une source d’horodatage interne, afin de dater les différentes opérations réalisées.

Source : Article L102 du Livre des Procédures Fiscales. 

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