La dématérialisation des notes de frais, c’est légal !

Dématérialisez vos notes de frais avec Experneo et l’application Receipt Bank

En tant que client(*) Experneo, vous bénéficiez de l’application Receipt bank pour la gestion de vos factures (achats, frais généraux et notes de frais). Depuis votre smartphone, prenez en photo vos justificatifs papiers. Grâce à ce service vous pouvez gérez vos notes de frais de manière dématérialisée. En plus de cette fonctionnalité, vous pouvez profiter gratuitement de nombreuses autres fonctionnalités (détection automatique de la TVA, reconnaissance fournisseur etc…). Gagnez du temps et améliorer la gestion de vos remboursements de frais professionnels.

(*) application incluse pour les clients éligibles à l’offre Happy Business Entrepreneur.
Pour les autres sur devis.

Pour tout comprendre, en détail :

Les justificatifs de notes de frais (notes de restaurant, tickets parking, péages etc…) doivent être produits à l’occasion de contrôles de l’Urssaf et/ou par l’administration fiscale.

La dématérialisation des notes de frais doit permettre de prouver que le justificatif a été numérisé dans des conditions garantissant sa fiabilité par rapport à l’original. Il doit être impossible de modifier un document numérisé ni de changer la couleur de l’image. Les documents doivent être au format PDF.

Les dispositifs de suivi des modifications et du traitement des documents comme l’Horodatage sont nécessaires. Il en est de même pour la signature électronique ou le cachet serveur. Les justificatifs doivent faire l’objet d’un archivage spécial et consultable en ligne pour au moins 10 ans.

La mise en œuvre

La dématérialisation des notes de frais implique la mise en place d’un système informatique
avec les paramètres techniques suivants :

– Un certificat d’identité numérique qui permet l’identification des tiers lors de la signature ;

– Un horodatage qui donne avec précision la date et l’heure de dépôt des documents ;

– Un espace de confiance à distance qui permet la centralisation des documents vers des serveurs distants ;

– Des enveloppes numériques qui servent à la conservation des documents numériques intégrés d’une fiche de suivi.

Sources
Les textes du décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 ;
L’article A102 B-2 qui présente des procédures fiscales.